Αρμοδιότητες του Τμήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Αρχείου
Η παραλαβή της εισερχόμενης αλληλογραφίας, η καταχώριση αυτής στο πληροφοριακό σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, η πρωτοκόλληση, η ψηφιοποίηση μέσω σάρωσης, ο χαρακτηρισμός και η εσωτερική διανομή στις καθ? ύλην αρμόδιες μονάδες με επίδοση των πρωτότυπων εγγράφων και με ηλεκτρονική διακίνηση των ψηφιακών αντιγράφων.
? Η μέριμνα για τη διεκπεραίωση της εξερχόμενης αλληλογραφίας με την καταχώριση των εξερχόμενων εγγράφων στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, την ψηφιοποίησή τους και την αποστολή τους στους παραλήπτες μέσω της υπηρεσίας του ταχυδρομείου του Τ.Ε.Ι., ή και
με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο).
? Η φροντίδα για την αρχειοθέτηση εγγράφων, εγκυκλίων και σχετικών βιβλίων, καθώς και η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου εγγράφων
και φακέλων κατά υπηρεσία.
? Η αναζήτηση και ανάκτηση εγγράφων από το πληροφοριακό σύστημα, η παρακολούθηση της ροής των εγγράφων και η παροχή ενημέρωσης
σχετικά με την πορεία εγγράφων και υποθέσεων στις υπηρεσίες και στους πολίτες.
? Η διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η μέριμνα για την ομαλή λειτουργία του.
? Τη μέριμνα για την τήρηση του γενικού αρχείου του Ιδρύματος και την αρχειοθέτηση των πρωτότυπων σχεδίων των εξερχόμενων
εγγράφων.
? Η συγκέντρωση και παροχή στοιχείων και πληροφοριών στο Γραφείο Τεκμηρίωσης και Στατιστικής Επεξεργασίας
- Η παραλαβή, της εισερχόμενης αλληλογραφίας, η καταχώριση αυτής στο πληροφοριακό σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, η πρωτοκόλληση, η ψηφιοποίηση μέσω σάρωσης, ο χαρακτηρισμός και η εσωτερική διανομή στις καθ? ύλην αρμόδιες μονάδες με επίδοση των πρωτότυπων εγγράφων και με ηλεκτρονική διακίνηση των ψηφιακών αντιγράφων.
- Η μέριμνα για τη διεκπεραίωση της εξερχόμενης αλληλογραφίας με την καταχώριση των εξερχόμενων εγγράφων στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, την ψηφιοποίησή τους και την αποστολή τους στους παραλήπτες μέσω της υπηρεσίας του ταχυδρομείου του Τ.Ε.Ι., ή και με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο).
- Η φροντίδα για την αρχειοθέτηση εγγράφων, εγκυκλίων και σχετικών βιβλίων, καθώς και η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου εγγράφων και φακέλων κατά υπηρεσία.
- Η αναζήτηση και ανάκτηση εγγράφων από το πληροφοριακό σύστημα, η παρακολούθηση της ροής των εγγράφων και η παροχή ενημέρωσης σχετικά με την πορεία εγγράφων και υποθέσεων στις υπηρεσίες και στους πολίτες.
- Η διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και η μέριμνα για την ομαλή λειτουργία του.
- Τη μέριμνα για την τήρηση του γενικού αρχείου του Ιδρύματος και την αρχειοθέτηση των πρωτότυπων σχεδίων των εξερχόμενων εγγράφων.
- Η συγκέντρωση και παροχή στοιχείων και πληροφοριών στο Γραφείο Τεκμηρίωσης και Στατιστικής Επεξεργασίας.
Διοικητικό Προσωπικό
Σερβετά Σοφία, ΤΕ Διοικητικού-Λογιστικού, Αν. Προϊσταμένη
τηλ. 26810 50015, e-mail: sofserv@teiep.gr
Φωτάκη Ειρήνη, ΔΕ Διοικητικού-Λογιστικού
τηλ. 26810 50015, e-mail: re_fo@teiep.gr
Ρίζου Μαρίνα, ΔΕ Κοινωνικών Υπηρεσιών
Παλούκης Γεώργιος, ΥΕ Επιμελητών
τηλ. 26810 50046
